Digitale arkivalier

Alle it-systemer skal anmeldes til Stadsarkivet, inden de tages i brug i Københavns Kommune. Det gælder både systemer med og uden personoplysninger.

Med en anmeldelse kan vi fastslå, om data skal bevares for eftertiden, og en aflevering til Stadsarkivet skal ske. Bevaringsværdige systemer indeholder oplysninger af væsentlig administrativ, retlig eller historisk betydning. Herudover skal alle behandlinger af personoplysninger og fortrolige oplysninger anmeldes til Datatilsynet.

Hent reglerne om bevaring (pdf)

Besøg Datatilsynets hjemmeside

Der er regler for, hvordan en evt. senere aflevering til Stadsarkivet skal udarbejdes. Det gælder f.eks. særlige krav om struktur, relationer, tegnsæt, datatyper og elektroniske dokumenters formater. Det er derfor en god idé at inddrage os tidligere i processen, f.eks. ved udformning af kravspecifikation og udarbejdelse af tilbud. På den måde kan I sikres mod unødvendige udgifter, hvis systemet skal bevares for eftertiden.

Anmeldelse af it-systemer

Alle it-systemer skal anmeldes til Stadsarkivet, inden de tages brug. I skal anmelde systemet i FISKK. Systemerne skal godkendes af os, før de kan tages i brug, så vi sikrer os, at bevaringsværdige data kan afleveres efter de gældende regelsæt.

Større ændringer til allerede godkendte arkivsystemer skal ligeledes anmeldes.

Gode råd om indretning af it-systemer

Digital forvaltning stiller andre krav til vores indretning af arkivsystemer, men ligheden er, at alle sager, dokumenter og andre data altid skal kunne findes igen – også af andre end os selv.

Overhold derfor god journaliseringsskik nedskrevet i jeres journalinstruks, brugervejledning eller lignende. Benyt jer af en ensartet registrering af data i systemet. Undgå skyggearkiver på lokale drev eller papirbunker på borde og hylder. Læg kun tilladte filtyper ind i systemet.

Bemærk, at det ikke er tilladt at slette i bevaringsværdige systemer, før en aflevering er godkendt af Stadsarkivet.

Hent Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn i Københavns Kommune (pdf)

Aflevering hvornår?

Stadsarkivet fastsætter tidspunktet for, hvornår systemerne skal afleveres. Ved systemer med data, som er anmeldt til Datatilsynet, sættes afleveringstidspunktet inden en evt. sletning skal finde sted i henhold til persondataloven.
Det anbefales, at vi tager hul på afleveringen i fællesskab ca. et halvt år til et år inden afleveringstidspunktet, afhængig af systemets struktur og størrelse.

Aflevering hvordan?

Systemet skal omdannes fra en driftsversion til en arkiveringsversion. Arkiveringsversionen er systemuafhængig og består af et udtræk af data kombineret med teknisk og administrativ dokumentation.

Københavns Kommune har fastsat regler for, hvordan arkiveringsversionen skal se ud. Det gælder f.eks. særlige krav om struktur, relationer, tegnsæt, datatyper og elektroniske dokumenters formater.

Hent Bestemmelser_om_aflevering_af_elektroniske_arkivsystemer_til_Københavns_Stadsarkiv_1._juni_2014.pdf (pdf)

Det er derfor en god idé at inddrage os tidligere i processen, f.eks. ved udformning af kravspecifikation og udarbejdelse af tilbud. På den måde kan I sikres mod unødvendige udgifter, hvis systemet skal bevares for eftertiden.

De generelle afleveringsregler suppleres med enafleveringsbestemmelse, som udstedes af Stadsarkivet og er specifik for det enkelte system.

Hent Eksempel på afleveringsbestemmelse (pdf)

Institutionen, hvorfra systemet afleveres, betaler alle udgifter, der er forbundet med udarbejdelsen af arkiveringsversionen. Arkiveringsversionen udarbejdes typisk af leverandøren af systemet eller en anden it-leverandør. I særlige tilfælde kan Stadsarkivet udfører dette arbejde. Kontakt os for nærmere oplysninger om dette.

Sletning

Er systemet bevaringsværdigt, fastsætter vi en afleveringsdato inden sletningsfristen iht. persondataloven.

Ingen data må slettes, før bevaringsværdige systemer er afleveret og godkendt af Stadsarkivet. Se arkivloven, § 21 og bestemmelser om aflevering, § 6.

Sletning af ikke-bevaringsværdige data kan finde sted, når systemerne ikke længere er i administrativ brug.

Vi bruger cookies til at sikre og forbedre brugervenligheden af hjemmesiden. Du kan altid slette cookies fra kbharkiv.dk. - Læs om hvordan vi bruger cookies. Jeg accepterer cookies fra dette website
Accepter